Comme vu dans le précédent article, les caractéristiques diverses des tableaux de bord expliquent la pluralité des rôles qui leur sont confiés, mais pour bien les concevoir et ainsi mieux les utiliser, il est utile de connaître leurs 4 rôles principaux :
- Consolider l'information
- Dynamiser le pilotage et la réflexion
- Favoriser l'échange sur les niveaux de performance attendus et réalisés
- Maitriser le risque et réduire les incertitudes
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1 - Consolider l'information
Traditionnellement et quelque soit le mode de représentation adopté, un tableau de bord se compose de 4 éléments : Données, Objectifs, Réalisations et Ecarts.
Dans le cadre du pilotage des actions, une condition sinéquanone de la réussite de cette mission est la production d'informations permettant de confronter les objectifs attendus et effectifs. La consolidation des données reste un enjeu essentiel sans lequel l'appréciation des écarts entre les résultats et les objectifs ne peut être réalisée.
2 - Dynamiser le pilotage et la réflexion
Bien que donnant une photographie réelle de l'entreprise et révélant donc son état des lieux, l'outil n'a pas une vocation de contrôle. Cette fonction est certes facilitée, mais le tableau de bord est surtout un outil de rétrospective pour la prospective : forts des renseignements délivrés, l'ajustement des actions ou des objectifs est rendu possible. L'évaluation des réalisations doit donc toujours être complétée par une réflexion dans une optique d'amélioration continue.
3 - Favoriser l'échange sur les niveaux de performance attendus et réalisés
Au delà des aspects techniques et stratégiques, la richesse des tableau de bord est à rechercher à deux niveaux :
Sur un un plan humain :
Il favorise l'échange sur la performance de l'organisation et sur la façon dont les acteurs d'inscrivent dans la stratégie suivie. Les discussions engagées autour des informations qu'il fournit permettent de faire émerger des positions pour construire une vision commune de la performance. Ce processus est essentiel car si la représentation est partagée, elle devient un moteur de l'action individuelle et collective sur la performance.
Sur un plan organisationnel
Il permet d'améliorer les relations entre les différents centres de responsabilité de l'organisation. En renforçant leur coordination, contrairement à la logique budgétaire fortement cloisonnée et hiérarchique, il fédère un ensemble d'acteurs qui même s'ils travaillent au sein d'une même entité, ne sont pas forcément amener à échanger. En mettant l'accent sur le besoin de transversalité, il favorise une meilleur coordination des activités.
4 - Maitriser le risque et réduire les incertitudes
Le contexte d'une situation n'est jamais totalement maîtrisé. En partant de ce constat, les décisions prises ne sont guère plus que des conjectures et des scénarios hypothétiques.
La part d'incertitude peut ceci dit être réduite en faisant en sorte que la prise de décision et donc incontestablement la prise de risque soient basées sur des informations plus structurées, plus précises et plus complètes. En facilitant ainsi la prise en compte du contexte global, il permet d'apprécier au mieux la valeur et la portée du risque dans la décision.
Consolider, favoriser, dynamiser et maitriser sont donc les maitres mots qui guident l'utilisation des tableaux de bord de pilotage. En se focalisant sur ces rôles essentiels, l'outil devient une véritable source d'informations actionnables vous permettant à la fois d'évaluer votre performance et de la piloter.
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